Koniec roku kalendarzowego to ciężki okres dla wielu firm. Osoby zajmujące się rozliczeniami muszą domknąć wiele spraw, wypełnić wiele formularzy a terminy mijają nieubłaganie. Trzeba m.in. przygotować sprawozdanie roczne, zamknąć księgi rachunkowe czy złożyć odpowiednie deklaracje do Urzędu Skarbowego. Na największy stres narażeni są przede wszystkim główni księgowi i kadrowi. O ile jeszcze w większych firmach mogą liczyć na kogoś, kto ich choć trochę odciąży, tak w małych przedsiębiorstwach zostają z tym sami. Przy tym nawale obowiązków dochodzi jeszcze kwestia wyliczenia i zaksięgowania rezerw na świadczenia pracownicze. Więcej o wyznaczaniu rezerw na takie świadczenia można przeczytać np. na stronie: https://halley.pl/wycena-rezerw-pracowniczych/.

Czym są rezerwy na świadczenia pracownicze?

Rezerwa na świadczenia pracownicze to najprościej mówiąc kwota, którą należy zaksięgować na przyszłe wypłaty takich świadczeń jak odprawy emerytalne, odprawy rentowe czy nagrody jubileuszowe. Osobą, która wylicza rezerwy jest aktuariusz.

Dane do wyceny rezerw – co należy zebrać?

Skoro już mamy znalezionego aktuariusza lub biuro aktuarialne i zawartą umowę, to teraz należy przygotować się do wyceny rezerw na świadczenia pracownicze. Przygotowanie z naszej strony oznacza wysłanie danych, o które poproszą nas eksperci. Jakie to mają być dane? To zależy od specyfikacji danej firmy, w szczególności od liczby i zasad wypłacania danych świadczeń.

Zasady wypłacania świadczeń

Każda firma może przyjąć inne zasady wypłacania świadczeń. Najczęściej są one wypłacane według Kodeksu Pracy. Oczywiście firma może przyjąć regulamin wynagradzania, w którym zawrze inne zasady, z korzyścią na rzecz pracownika. Jeśli w danej firmie świadczenia są wypłacane według wewnętrznych regulacji, to należy przesłać je aktuariuszowi. Jeśli regulacje te to Kodeks Pracy, wówczas wystarczy tylko krótka informacja – aktuariusz zna te przepisy i potrafi je zinterpretować w kontekście wyliczeń.

Aktuariusz po zapoznaniu się z zasadami wypłacanych świadczenia będzie wiedział, które dane o pracownikach są niezbędne do wyliczeń aktuarialnych.

Informacje o pracownikach

Świadczenia pracownicze – jak sama nazwa wskazuje – wypłacane są danemu pracownikowi. Zatem należy zebrać podstawowe informacje o tym pracowniku, takie jak płeć, wiek, wynagrodzenie oraz liczbę lat przepracowanych w firmie. Poza danymi indywidualnymi potrzebne są także dane ogólne o zatrudnionych, m.in. poziom rotacji w firmie, (czyli jak pracownicy odchodzili w ciągu poprzednich lat) czy prognozowane wzrosty wynagrodzeń na kolejne lata.

Sytuacja w firmie

Dodatkowo do wyceny potrzebne będą informacje na temat tego, co się działo w firmie w ostatnich latach oraz co się będzie działo w przyszłości. Planowane restrukturyzacje czy zwolnienia mają wpływ na wysokość rezerwy. Należy takie informacje przekazać aktuariuszowi. Istotne mogą się okazać informacje o wysokości wypłacanych świadczeń w ostatnich latach oraz o tym czy rezerwa była już kiedykolwiek tworzona.

Profesjonalna wycena w biurze aktuarialnym

Powyższa lista to tylko ogólny zarys tego, co trzeba przygotować aktuariuszowi. Pamiętajmy, że każda firma ma swoją specyfikę, a kwoty rezerw muszą jak najwierniej oddawać sytuację w danej firmie. Dlatego tak ważne jest, aby wycena aktuarialna została przeprowadzona pod kierownictwem profesjonalnego aktuariusza. Jedno z biur na rynku aktuarialnym to Halley.pl (patrz: https://halley.pl/).