Jakie dokumenty powinny zostać poddane utylizacji?
Niszczenie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Często jednak pojawia się pytanie, czy akta z poprzedniego roku można już zniszczyć? Jak długo przechowywać dokumenty księgowe, a jak długo kadrowe? Wyjaśniamy, jakiego rodzaju dokumentacja może być bezpiecznie zutylizowana w danym okresie.
Niszczenie dokumentów przedawnionych
Pierwszym rodzajem dokumentów, które należy zniszczyć, są dokumenty przedawnione. W tej kategorii mieszczą się wszystkie akta, których okres przechowywania minął. Najczęściej wynika on wprost z przepisów ogólnych, ale może wynikać również z regulacji wewnątrzzakładowych. Na przykład faktury i inne akta księgowe archiwizujemy 5 lat. Czy dokumenty przedawnione można przetrzymywać dłużej? To zależy. Na ogół nie, jednak w sytuacji, gdy są one niezbędne, takie rozwiązanie jest możliwe. Trzeba natomiast pamiętać o prawidłowym zabezpieczeniu danych.
Przechowywanie dokumentów po terminie wymagalności w niektórych sytuacjach jest konieczne, na przykład gdy są one dowodem w postępowaniu skarbowym lub sądowym.
Kiedy można zniszczyć dokumenty niewymagające przechowywania?
Dokumenty, które nie wymagają przechowywania, można zniszczyć natychmiast, gdy tylko przestaną być potrzebne. W tej kwestii właściwie nie mamy żadnych ograniczeń. Trzeba jednak pamiętać, że zdecydowaną większość akt firmowym musimy archiwizować. Te, które tego nie wymagają, to zazwyczaj notatki służbowe i tym podobne papiery. Jeśli zawierają dane osobowe, należy je niszczyć tak, aby nie doszło do wycieku. Zatem biurowa niszczarka nie zda egzaminu, ponieważ tnie papier na zbyt duże części. Nadaje się jedynie do utylizacji dokumentów, które nie zawierają żadnych danych, ani osobowych ani firmowych.
Jak prawidłowo niszczyć dokumenty?
Zanim dokumenty trafią do niszczarki, musisz upewnić się, że można bezpiecznie je zniszczyć. Szybka utylizacja dokumentów pozwoli Ci pozbyć się tych przedawnionych i zbędnych. Pamiętaj o zasadach wynikających z RODO i normy ISO/IEC 21964. Papier musi być pocięty na tak drobne części, aby nikt niepowołany nie uzyskał dostępu do informacji. Podobna zasada obowiązuje w przypadku niszczenia nośników danych, jednak tutaj mamy do czynienia nie z cięciem, a uszkodzeniem nośnika. Zanim jednak usuniesz pliki, upewnij się, że nie musisz ich już przechowywać. W utylizacji zbędnych akt pomoże Ci wyspecjalizowana firma. Dzięki wsparciu ekspertów uporządkujesz archiwum i będziesz zastanawiać się, które dokumenty można zniszczyć w bieżącym okresie.
Artykuł sponsorowany.
