Szybszy obieg informacji, lepsza wiarygodność, wyższe bezpieczeństwo oraz większa oszczędność pieniędzy – to główne zalety przejścia w firmie z dokumentacji papierowej na elektroniczną. Przykładowo na wystawieniu faktury można zyskać ok. 5 zł, natomiast na jej odebraniu – ok. 15. Zmiana będzie korzystna również dla pracowników.
Największym plusem przestawienia się na elektroniczny obieg dokumentów jest wyeliminowanie błędów popełnianych podczas przepisywania danych. „Zamiast dublować pewne czynności, pracownik może poświęcić czas na własny rozwój i w ten sposób polepszyć swoje wyniki w pracy.
Z kolei pracodawca zyskuje pewność co do jakości informacji wprowadzonych do systemów informatycznych” – mówi serwisowi infoWire.pl Michał Kapias, dyrektor R&D z firmy Sage. Kolejną korzyścią jest większa oszczędność, która wiąże się z wyeliminowaniem kosztów druku dokumentów, nadawania przesyłek pocztowych i pakowania paczek.
Przejście na dokumentację elektroniczną zapewnia wygodę i bezpieczeństwo. System komputerowy automatycznie generuje, przesyła oraz archiwizuje dokumenty. Dostęp do elektronicznego archiwum umożliwia pracownikom sprawne wyszukiwanie potrzebnych informacji. „Łączenie danych, pozornie ze sobą niezwiązanych, pozwala uniknąć żmudnego przeszukiwania. Dzięki temu pracownik może błyskawicznie przedstawić kompletne dane na żądanie np. kierownictwa” – zauważa ekspert.
Firmy innowacyjne nie czekają na pojawienie się konkretnych potrzeb biznesowych ani wprowadzenie nowych regulacji prawnych, do których trzeba się dostosować, lecz działają z wyprzedzeniem, co gwarantuje korzyści. „Wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów nie jest procesem długotrwałym i kosztownym, jednak wymaga dobrego przygotowania, czyli przeszkolenia pracowników oraz opracowania procedur.
Pamiętajmy, że dokonywanie zmian pod presją czasu i nacisków urzędniczych nie sprzyja osiągnięciu sukcesu” – podkreśla rozmówca.
infowire.pl