Dziś Poznań, jutro Warszawa a pojutrze Berlin – podróże na stałe wpisały się w życie zawodowe pracowników. Delegacja – marzenie jednych, koszmar drugich. Jak zorganizować służbowy wyjazd aby przywieść z niego miłe wspomnienia?
Po pierwsze: trzeba przygotować listę spraw do załatwienia. Główne miejsce na spisie zajmie transport i hotel w którym chcemy się zatrzymać w przypadku gdy czeka nas kilkudniowy wyjazd. Wybór środka komunikacji wcale nie jest prostą sprawą. To, czy zdecydujemy się na przelot czy podróż PKP zależy głównie od odległości jaką mamy do pokonania i dostępnych środków. W firmach działających na terenie kraju największą popularnością cieszą się podróże służbowym samochodem bądź pociągami. W przypadku wyjazdów zagranicznych pracownicy najczęściej korzystają z samolotów. Podróż jest wtedy znacznie droższa, ale zajmuje mniej czasu, co w biznesie ma ogromne znaczenie.
Więcej, nie zawsze lepiej
Punkt drugi to hotel. Baza noclegowa w Polsce powiększa się z roku na rok. Obecnie mamy w Polsce ponad trzy razy więcej hoteli niż było to na początku lat 90. Jest z czego wybierać, zwłaszcza w dużych miastach. Według raportu GUS najwięcej hoteli znajduje się w Krakowie (ok. 120), Warszawie (63) oraz Poznaniu (47). Czym kierować się wybierając miejsce noclegu? Na pewno wypada wziąć pod uwagę dostępne fundusze i miejsce w jakim położony jest hotel.
Powinien znajdować się w miarę blisko miejsca spotkania, które mamy odbyć. Warto również dokładnie wypytać o jego wyposażenie – dostęp do internetu, suszarkę, ręczniki hotelowe, unikniemy wtedy nieprzyjemnych niespodzianek.
– Kiedy przyjeżdżam do hotelu pierwsze na co zwracam uwagę to jego czystość i zachowanie obsługi– opowiada Dariusz Jarczyński z firmy PrimeSoft Polska, lidera rynku IT. – sympatyczni pracownicy i przestronne wnętrza od razu lepiej nastrajają do dalszej pracy i działania – podkreśla Jarczyński.
Mimo coraz obszerniejszej bazy hotelowej i stopniowej profesjonalizacji usług, znalezienie dobrego hotelu, zwłaszcza w mniejszych miastach może nastręczyć pewnych trudności. Najbardziej pomocna jest stara jak świat poczta pantoflowa – wybierając hotel warto kierować się nie tyle kolorowym folderem i reklamą, ale opinią zaufanych znajomych.
Może kolega albo koleżanka już byli w danym mieście i mają tam godny rekomendacji hotel? Albo odwrotnie – byli, sparzyli się i nie chcą do niego wracać? Im więcej informacji zbierzemy tym, większa szansa, że wybrane miejsce noclegu spełni nasze wymagania.
Przezorny zawsze ubezpieczony
O czym jeszcze powinien pamiętać pracownik udający się w delegacje? Na pewno o spakowaniu wszystkich rzeczy mogących przydać się na miejscu. Mowa tu nie tylko o niezbędnych dokumentach, plikach i pieczątkach, ale także o praktycznych gadżetach takich, jak na przykład mały zestaw krawiecki (igła plus nitki w podstawowych kolorach. Guziki potrafią oderwać się w najbardziej nieprzewidywanych momentach). Przyda się także coś do przekąszenia w drodze (np. zbożowy batonik, kanapka) ale także awaryjny stój na przebranie. Warto także wpisać w pamięć telefonu najważniejsze numery, zarówno alarmowe jak i te związane z pracą.
Przed rozpoczęciem pakowania najlepiej przygotować sobie listę rzeczy o których absolutnie nie można zapomnieć – potem w miarę uzupełniania zawartości walizki można skreślać je z listy. W trakcie trwania wyjazdu należy pamiętać o zbieraniu faktur, z których rozliczymy się po powrocie. Nieocenionym sprzymierzeńcem delegacji jest dobry sen, który ją poprzedza. Wyspany człowiek jest bardziej efektywny i uważny w działaniu. To ważne, zwłaszcza jeżeli pracownik podróżuje służbowym samochodem. Doskonale wie o tym Małgorzata Słodownik z firmy Neptis oferującej usługę monitoringu pojazdów Flotis.pl – Wyspany kierowca to kierowca bardziej czujny i rozsądny a przez to bezpieczny – podkreśla.
Stare przysłowie mówi – jak sobie pościelisz, tak się wyśpisz. Osoby udające się w delegacje powinny wziąć je sobie do serca.
——————————-
Dla www.Zd24.pl, Ceandi.pl
