Każdy PRowiec ma świadomość, że na skrzynkę pocztową jednego dziennikarza dziennie potrafi przyjść nawet kilkaset maili z informacjami prasowymi.
Nie dziwi więc fakt, że 75% z nich ląduje w koszu bez wcześniejszego zapoznania się z ich treścią. Pytanie, co zrobić, żeby znaleźć się w zwycięskim gronie 25% zachowanych wiadomości?
W opublikowanym przez amerykański portal internetowy CareerCast rankingu najbardziej i najmniej stresujących zawodów 2010 roku ósme miejsce przypadło specjaliście ds. public relations. Tym bardziej PRowcy powinni szukać narzędzi i środków, które choć trochę zmniejszą napięcie i ułatwią wykonywanie codziennych obowiązków.
Nie odkrywamy Ameryki mówiąc, jakie cechy powinien mieć materiał prasowy, żeby zainteresował redakcję – błyskotliwy, przyciągający uwagę tytuł, lead stanowiący sedno informacji oraz wciągająca, aktualna treść to jego główne atrybuty. Pytanie, jak wyróżnić mailing, żeby zdobyć przychylność dziennikarza i zachęcić go do zapoznania się z zawartością załącznika.
Imię warte uwagi
Dobry PRowiec wykaże się profesjonalizmem i szacunkiem dla dziennikarza, jeżeli w polu nadawcy maila wstawi własne imię i nazwisko oraz, opcjonalnie, nazwę firmy, którą reprezentuje. Z kolei zabiegiem mało eleganckim, jednak dość często stosowanym jest korzystanie z pola UDW.
– Problem pojawia się w momencie dystrybucji informacji prasowej na szeroką, ogólnopolską skalę. Taka baza mediów to kilkaset kontaktów, więc zajęciem zbyt czasochłonnym, wręcz niemożliwym do wykonania byłoby wysyłanie imiennych maili do każdego z dziennikarzy osobno. W takiej sytuacji najczęściej korzysta się z pola UDW, czyli „ukryte do wiadomości” – mówi Zuzanna Szymańska, specjalista ds. PR z poznańskiej agencji Best Image Public Relations.
Nie należy zapominać, że zabiegiem absolutnie niedopuszczalnym jest wykorzystywanie pola DW – „do wiadomości”. Wielokrotność adresów widoczna po odebraniu maila z informacją prasową wygląda bardzo amatorsko i może narazić PRowca na spore nieprzyjemności ze strony dziennikarzy, którzy udostępnili mu swoje dane kontaktowe.
Nieporównywalnie lepszy w skutkach jest mailing spersonalizowany, w którym zwracamy się do redaktora bezpośrednio, wykorzystując jego imię i nazwisko. Taki mail przykuwa uwagę i ma zdecydowanie większe szanse na to, by zostać przeczytanym – szczególnie, że proces decyzyjny, w którym odbiorca decyduje czy otworzyć czy usunąć wiadomość trwa zaledwie pół sekundy.
Z tego powodu coraz większą popularność wśród PRowców zdobywa platforma komunikacyjna Redlink.pl firmy Vercom. Za jej pomocą można personalizować wszelkiego rodzaju kampanie – mailowe, smsowe, głosowe i faksowe według wybranych przez siebie znaczników. Mimo że kampania za jednym zamachem zostaje rozesłana do kilkuset pozycji, każdy dziennikarz otrzymuje w pełni spersonalizowaną wiadomość, gdzie w polu odbiorcy widzi swoje własne imię i nazwisko, w polu nadawcy namiary na wysyłającego, a treść maila zaczyna się od imiennego pozdrowienia adresata.
Ach, ten monitoring
Dystrybucja informacji prasowej to krok pierwszy. Krokiem następnym, obowiązkowym, jest monitoring zainteresowania dziennikarzy danym tematem. Najczęściej to setki telefonów do wykonania, nierzadko budzących irytacje dziennikarzy, szczególnie tych, których zaciekawiła informacja, ale zwyczajnie nie zdążyli jej jeszcze opublikować.
A co gdyby PRowiec wiedział, który dziennikarz, którego dnia i o której godzinie odebrał wiadomość i ściągnął załącznik? Wysyłanie maili za potwierdzeniem przeczytania jest nieeleganckie i nie powinno być praktykowane przez dobrego PRowca, dlatego alternatywne rozwiązanie proponuje Tomasz Pakulski z Redlink.pl: – Kampanie wysyłane za pośrednictwem Redlink.pl nie zawierają załączników, ale aktywne linki, pod którymi znajduje się dana informacja wraz z materiałem zdjęciowym do ściągnięcia. Taki zabieg nie tylko odciąża ruch sieciowy, ale daje dziennikarzowi możliwość podjęcia decyzji czy pobrać daną informację prasową czy tym razem nie jest to temat, który mógłby go zainteresować.
Dla PRowca korzystającego z platformy Redlink.pl wklejanie aktywnych linków przynosi jeszcze jedną korzyść. Korzyść, jaką nie jest w stanie osiągnąć wysyłając kampanie mailowe za pośrednictwem zwykłych programów pocztowych. – Opcja śledzenia linków pozwala podejrzeć, który dziennikarz pobrał podesłaną przez nas informację prasową. Dzięki temu wiemy, kiedy i jak poprowadzić rozmowę z każdym z nich – który z redaktorów nie zaglądał do wiadomości, a który na pewno zapoznał się z jej treścią. To znacznie ułatwia i przyspiesza kontakt z mediami – dodaje Zuzanna Szymańska z Best Image Public Relations.
Wygraj darmowe kampanie PRowe w Redlink.pl
Kampanię mailową w Redlink.pl można przeprowadzić od razu lub zaplanować wysyłkę na określony dzień i godzinę. Dodatkowo, przed jej rozpoczęciem można sprawdzić wiadomość wysyłając ją na testowy adres mailowy – pozwoli to dostrzec ewentualne błędy i nanieść stosowne poprawki.
Po każdej przeprowadzonej kampanii nadawca otrzymuje wiadomość mailową potwierdzającą wysyłkę oraz szereg raportów podsumowujących akcję. Na ich podstawie widać, który z dziennikarzy otrzymał wiadomość, który pobrał materiał, które adresy są nieaktualne, a także ile osób wypisało się z listy odbiorców.
Teraz każdy PRowiec może niezobowiązująco przetestować działanie systemu Redlink.pl, dzięki możliwości przeprowadzenia jednorazowej, bezpłatnej kampanii mailowej. Zgłoszenia należy wysyłać na adres t.pakulski@redlink.pl – promocja potrwa do 21 czerwca br.
Dodatkowo, do wygrania jest pakiet umożliwiający przeprowadzenie 30 bezpłatnych kampanii mailowych, który zdobyć można wysyłając wiadomość o treści „Chcę spersonalizować moje kampanie” na adres t.pakulski@redlink.pl. Zwycięży ta firma, której wiadomość zostanie zarejestrowana jako pierwsza 30 czerwca o godzinie 13:00. Akcja przeznaczona jest wyłącznie dla Agencji PRowych.
Podsumowanie
Jak pokazują badania jedną z najczęstszych przyczyn zakończenia współpracy z PRowcami jest ich zbytnia nachalność w stosunku do dziennikarzy. Dlatego to właśnie w interesie specjalisty ds. public relations powinno być wynajdywanie takich sposobów i narzędzi, które umożliwią szybki, ale i bezkonfliktowy kontakt ze środowiskiem mediów.
